Notes de frais dans les PME : comment en simplifier la gestion ?

Notes de frais dans les PME

 

Dans cet article, Thierry VAILLON - Responsable de l'Offre EBP chez Adventi Informatique - vous explique comment simplifier la gestion de vos notes de frais au sein de votre PME grâce au logiciel EBP PME que nous commercialisons.

Découvrez le point de vue et les conseils de notre expert !

 

Notes de frais dans les PME

 

« Pourquoi quelque chose d'à priori aussi simple que la gestion des notes de frais vire au cauchemar dans la plupart des PME ? Pour plein de raisons :

 

  • Les collaborateurs ont tendance à retarder le moment de s'en occuper : plus le temps passe et plus la saisie devient difficile,
  • Les collaborateurs accumulent les justificatifs dans leur portefeuille ou dans une enveloppe, au risque de les perdre,
  • Cette tâche ingrate détourne les collaborateurs de leur mission première.

 

Qui plus est la note de frais est coûteuse en soi, car tout le monde dans l'entreprise est impliqué dans sa gestion et perd du temps et donc de l'argent :

 

  • Le salarié remplit la note de frais, réunit les justificatifs de paiement, transmet l'ensemble au comptable,
  • Le comptable vérifie les informations, vérifie les justificatifs, vérifie que toutes les preuves de paiement sont bien présentes et enregistre la note de frais,
  • Enfin le remboursement est viré au collaborateur.

 

ebp compta

EBP Comptabilité Ligne PME fluidifie et automatise tout le processus notes de frais

 

Directement intégré dans la comptabilité et gratuit, le module « Notes de frais EBP » vous permet de saisir ou d'importer les notes de frais et de gérer les indemnités kilométriques.

EBP PME s'adapte à vos besoins : l'administrateur peut créer autant de catégories de frais que souhaité (Restaurant, hôtel, carburant, indemnités kilométriques, ...).

À chaque catégorie sera attachée des imputations comptables, un droit à déduction TVA ou non, un plafond autorisé de dépenses, ...

Pour la saisie, l'utilisateur peut utiliser une application sur son smartphone ou sa tablette. Il saisit alors sa note de  frais en l'imputant dans la bonne catégorie et y associe une photo du justificatif papier.

La même opération est faisable depuis un site web.

Une fois par mois, le comptable de l'entreprise peut accéder aux notes de frais de chaque collaborateur, vérifier la présence des justificatifs, s'assurer du respect des plafonds et, alors, autoriser ou non l'imputation en comptabilité de tout ou partie des frais.

Ultérieurement, il pourra sortir des statistiques avancées que ce soit sous forme de tableaux et de graphiques.

 

Sérénité retrouvée pour les notes de frais ! »

 

EBP Ligne PME : une gamme complète destinée aux PME !

 

Souvent considéré à tort comme une marque dédiée uniquement aux TPE, EBP développe depuis plusieurs années son activité d'éditeur sur le segment des PME. La gamme EBP Ligne PME connait même un véritable succès : +27% de croissance en 2016 et +20% en 2017 !

 

LOGO CERTIFICATION EBP PME

Adventi Informatique, certifié EBP Ligne PME !

 

Avec EBP Ligne PME, nous avons fait le choix de répondre aux besoins des PME de tous secteurs d'activité avec une offre complète et cohérente.

Pour obtenir cette certification, tous nos experts, de l'avant-vente à la formation en passant par l'assistance ont participé à de nombreuses journées de formations, sanctionnées par un examen final.

Notre accompagnement passe par l'installation, le déploiement des solutions, la formation, le suivi durable et l'assistance. 

 

 

Pour en savoir plus sur l'offre EBP Ligne PME, contactez nos Experts !

 

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